Оформить ISO 9001 для тендеров

Сертификат ISO 9001 подтверждает, что в организации внедрены и поддерживаются принципы управления качеством. Для бизнеса такой документ может стать одним из условий участия в закупках и помочь подтвердить соответствие требованиям заказчика.

Когда ISO 9001 становится обязательным:

• В государственных закупках по 44-ФЗ заказчик может установить требование о наличии сертификата как условие допуска к участию;
• В коммерческих тендерах наличие ISO 9001 часто дает дополнительные баллы при оценке заявок;
• Для поставщиков крупных корпораций сертификат может быть базовым требованием для включения в реестр контрагентов.

Не каждый тендер требует наличие сертификата ISO 9001. Необходимость документа определяется условиями конкретной закупки. Поэтому перед оформлением сертификата важно изучить документацию к тендеру и проверить, какие именно требования установлены заказчиком.

Заказчик самостоятельно устанавливает требования к документам участников в рамках действующего законодательства и условий конкретной закупки. При проверке сертификата ИСО 9001 для тендеров внимание может обращаться на несколько основных параметров:

• аккредитация органа по сертификации;
• область сертификации;
• прохождение инспекционного контроля;
• реквизиты юридического лица;
• срок действия сертификата.

Поэтому недостаточно просто иметь сертификат ISO 9001. Важно, чтобы документ соответствовал требованиям конкретного тендера.

Аккредитация органа по сертификации

Одно из требований, которое может установить заказчик, — наличие у органа по сертификации соответствующей аккредитации.

Если в документации закупки указано, что сертификат должен быть выдан аккредитованным органом, необходимо убедиться, что организация, проводившая сертификацию, имеет требуемую область аккредитации.

Перед оформлением ISO 9001 для тендеров рекомендуется заранее проверить требования закупки, чтобы получить сертификат, который будет принят заказчиком.

Область сертификации

В сертификате ISO 9001 указывается область сертификации — виды деятельности и процессы, на которые распространяется документ.

При участии в тендере важно, чтобы указанная область соответствовала деятельности компании и условиям закупки. Например, если организация участвует в закупке на выполнение строительных работ, область сертификации должна отражать соответствующую деятельность компании.

При этом конкретные требования могут отличаться от одного тендера к другому. Поэтому область сертификации лучше определять с учетом направления деятельности и предполагаемых закупок.

Инспекционный контроль и подтверждение действия сертификата

После получения сертификата ISO 9001 работа с ним не заканчивается. В период его действия может проводиться инспекционный контроль, который подтверждает, что организация продолжает выполнять требования стандарта.

Заказчик вправе запросить документы, подтверждающие прохождение такого контроля. Периодичность проверок определяется условиями сертификации и правилами органа по сертификации.

Если компания предоставляет ISO 9001 для участия в тендере, важно иметь возможность подтвердить актуальность сертификата и прохождение предусмотренных процедур контроля.

Реквизиты компании в сертификате ISO 9001

Юридическое лицо, указанное в сертификате ISO 9001, должно соответствовать компании, которая выступает участником тендера.

Сертификат, оформленный на одну организацию, не следует автоматически считать подтверждением соответствия другой компании. Например, документ головной организации не распространяется на дочернее юридическое лицо, если оно не включено в область сертификации.

Поэтому перед подачей заявки необходимо проверить название и реквизиты участника закупки в сертификате.

Срок действия сертификата для участия в тендере

Заказчик может установить требования к сроку действия сертификата ISO 9001. В одних закупках принимаются действующие сертификаты независимо от того, сколько времени осталось до окончания их действия. В других документация может содержать дополнительные ограничения.

Например, если до окончания действия сертификата осталось 3-4 дня, а процедура закупки продлится дольше (например, 7-10 дней), заказчик может установить такое условие, при котором данный документ не будет принят.

Поэтому перед участием в тендере необходимо проверить срок действия ISO 9001 и требования закупочной документации.

ISO 9001 может использоваться компаниями, участвующими в закупках, проводимых в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ. При этом сам факт действия одного из этих законов не означает, что сертификат ISO 9001 автоматически необходим для каждой закупки.

Требования к документам определяются условиями конкретной процедуры. Поэтому ISO 9001 для 44-ФЗ и ISO 9001 для 223-ФЗ следует рассматривать прежде всего с точки зрения требований конкретного заказчика:

• ИСО 9001 для 44 ФЗ: строгие правила и обоснованность. В государственных закупках заказчик не может требовать сертификат «просто так». Требование о наличии ISO 9001 должно быть прямо связано с предметом контракта и обусловлено сложностью работ или спецификой продукции. При этом орган по сертификации обязан иметь действующую аккредитацию в Росаккредитации;

• ИСО 9001 для 223 ФЗ: свобода заказчика и внутренние регламенты. Госкомпании и естественные монополии самостоятельно определяют требования к поставщикам в своих Положениях о закупке. Здесь ISO 9001 часто является обязательным условием для включения в реестр контрагентов или участия в определенных категориях закупок. Заказчик сам устанавливает, какие органы по сертификации он признает, но на практике предпочтение также отдается аккредитованным структурам.

Перед оформлением сертификата рекомендуется проверить документацию закупки: требуется ли ISO 9001, каким должен быть орган по сертификации, какие сведения должны быть указаны в документе и какой срок действия необходим.

Оформление сертификата начинается с определения требований конкретной закупки и подготовки необходимых документов.

Основные этапы:

• Анализ требований тендера.
• Определение области сертификации.
• Подготовка документов и сведений о компании.
• Проведение необходимых процедур сертификации.
• Получение сертификата ISO 9001.
• Поддержание его действия и прохождение инспекционного контроля.

Если сертификат требуется для конкретного тендера, лучше обращаться за оформлением заранее, чтобы документ был готов до окончания срока подачи заявок.